三张管理报表之三：采购分析

忙完了销售、生产，接下来，正梅想把采购搞定。研发是最难啃的硬骨头，还是放到最后吧。采购总监灵芸是老板的妹妹，虽然是皇亲国戚，平时配合也还不错。但是，最近正梅跟灵芸发生了几次冲突，是在供应商的货款问题和价格问题上。这次管理报表沟通，正梅心里没底。不像其他部门，都是专业的职业经理人，大家沟通起来没有负担;但是跟灵芸，就不能不多考虑一层，要小心一点了。

约好了灵芸，这次没有找会议室，正梅找了间洽谈室，这样会轻松点。虽然正梅不是老板亲戚，但却是同乡。于是简单寒暄过后，正梅开始步入正题：“灵芸，我们在整理管理报表。你也知道，以前我们采购分析没有做，希望以后可以做一点有价值的分析，能够帮到你们。因此，想先听听你的想法。”

“我们这边很烦的! 老板天天电话不停;生产、研发那边也是，电话不停。不是这个，就是那个! 我们在公司里面是最没有地位的一个部门，受气包!哪里有事情都怪我们，我们哪里扛得起啊?”灵芸显然没有听明白正梅在说什么，一听到工作，忍不住抱怨。

“是啊，是啊，你们的工作确实不好做!”正梅附和，不死心，换个角度，想继续往见面的主题上引导。“那你们平时都有做什么样的分析报表呢?”“那太多啦，回头让小刘发给你一份，有几十页吧!”“这么多?”正梅不仅惊讶，“可以先看看么?”“可以啊，让小刘拿一份上个月的过来好了!”灵芸于是拿起电话安排小刘。

“不同采购人员一个人一张的订单报表，供应商绩效报表，产品报表……”确实十几个采购人员，就有十几张订单报表了。严格意义上来说，这个不是报表，是一个数据承载的表格。每个表格倒是非常详尽，订单的时间、品名、数量、金额、经手人、联系人等等，应有尽有。正梅看的是一头雾水，问灵芸“这么多报表，你每天都看么?”“怎么可能啊，很多都是他们几个主管偶尔看看。基本上没事就阿弥陀佛，有事就去解决事情了呗!我们基本上都是救火队员，哪里有时间看那么多的数据?头晕!”灵芸倒也坦诚。

晕! 看样子，灵芸是一个按交代任务执行的主，怎么管理? 貌似她真的没有思路，再谈下去，估计又会有一波波的垃圾倒过来! 正梅变得没有耐心了，便提前结束了对话。“好的，我们先了解了解。有劳小刘先把表格发给我们看看，后面我再找你啊”。

正梅又想去搬救兵了，于是按约来到了塔西雅办公室的茶室。

“我们的采购总监完全没有思路，采购分析我们要怎么做呢?有没有必要做啊?我想放弃这一块了!”正梅连珠炮般地把自己的问题抛了出来。

“其实如果采购总监不称职的话，管理报表确实很难发挥作用，暂时先放放也未尝不是好事。不过，你的思路还是要理出来吧?不然，万一后续有合适的人，或者哪天老板想知道，你没有做好准备，不是又要被骂了吗?”塔西雅一语道破。

“是啊，想做，但是没有头绪;不做，又有点不踏实。所以，又来求救了啊!”正梅坦言。

“好的，如果要做好的采购分析，你还需要做一件事。这件事情不做，不只是采购分析没有意义，其他分析也会失去价值，比如销售分析、产品分析等等。”

“哦，那是什么?”正梅的好奇心被勾起来了。

“采购预算。”

“采购预算?”正梅以为听错了“预算跟采购分析有什么关系啊?”

“当然有关系啊!你想啊，采购分析，你需要找标杆吧? 其他版块也是一样，销售分析、产品分析，你是不是都需要找标杆? 什么是标杆? 预算当然是最好的一个! 当然，除此之外，还有历史标杆、行业标杆、同行标杆等等，这些都是非常重要的数据。”

塔西雅一边摆弄着茶具，一边耐心地说。

“销售分析也是一样，通过预算找到标杆。”

“为什么一定要做预算呢?你不是也说了吗?可以用历史标杆、行业标杆、同行标杆，为什么一定要用预算做标杆呢?我们的预算基本上就是一个采购成本计算、采购部门的费用预算，而且大家做的时候基本上就是完成任务式的呢，根本不能看啊!”

“理解理解，不是你们一家公司这样，很多其他公司都是这么做预算的，也难怪不能用! 后面我们再专题讨论预算这个话题吧。”

塔西雅表示同情，但却并没有放过正梅的意思。

“我问你，采购部门的目标是什么?”

“采购部门的目标?”正梅不解。

“是啊，目标!!!如果我们不知道采购部门的目标，我们后续做的分析就成了无源之水、无本之木。你觉得采购部门的目标是什么?”塔西雅解释说。

“嗯，这个有点难!采购价格?可是，这个怎么设置目标呢?”正梅像是自言自语，又像在问塔西雅。

“是啊，怎么设置目标呢?”塔西雅依旧不依不饶。

“那么，是否可以设置降本目标呢?”正梅尝试着问。

“Why not?”塔西雅反问。

“好，那就算一个吧。还有什么呢?”正梅还在努力的思考。

“除了这个财务目标之外，是否还有什么业务目标，跟供应商绩效管理相关的?”塔西雅启发正梅。

“供应商还有绩效?”正梅一脸的迷茫。

“是啊，供应商绩效。我们如何管理供应商、评价供应商、筛选供应商呢?用哪些指标管理供应商?”塔西雅继续启发正梅。

“这个我们好像从来没有考虑过啊，也没有听他们说过。”正梅一脸的无辜。

“没有关系，我可以给你参考答案。比如说，供应商的交期、准时交付率、质量、服务、价格等。但是，为什么要这些绩效考核指标，这些指标又如何去分析，可能你需要一些时间去深度思考，包括跟你的老板讨论讨论。当然，听你的介绍，你们的采购总监可能没有这个能力。如果她真的没有这个能力，是否可以大家一起分担，把这些职责完善完善?谁做比较合适?财务?生产?老板?都可以考虑的。不能因为个人能力不行就让组织能力缺失!”塔西雅献计献策。

“好吧，今天学到了好多新的东西，我要回去好好消化消化，不清楚的还需要进一步讨教。”正梅领了任务高兴地离开了。